Seks vanlige spørsmål om inkasso

Spørsmål om inkasso kan være vanskelig å svare på. Vi har derfor samlet de vanligste spørsmålene vi får på kundesenteret, som du og klinikken kan bruke når pasientene henvender seg til dere.

Det å få et inkassokrav kan virke skremmende. Selv om flesteparten av oss er flinke betalere, vil det alltid være noen som av ulike grunner ikke gjør opp for tjenestene de har mottatt. Hva skjer dersom en faktura ikke blir betalt innen fristen?

Når kravene gjelder helsetjenester kan de som skylder penger være i en vanskelig eller sårbar situasjon. Da er det viktig med en profesjonell betalingspartner, som er opptatt av å finne gode løsninger. For å unngå unødvendige misforståelser, omkostninger og betalingsanmerkninger, ønsker vi at pasientene kontakter oss så tidlig som mulig. Vi ønsker også at klinikkene skal ha et best mulig informasjonsgrunnlag, slik at det som kommuniseres er tydelig og hjelper pasientene. Her er svarene på de vanligste spørsmålene som kundesenteret får om inkasso.

Kan jeg få utsettelse eller dele opp kravet?

For å sikre at kravet blir gjort opp er en av virkemidlene betalingsutsettelser og avdragsløsninger. Spørsmål om betalingsutsettelse avhenger imidlertid av hvor kravet befinner seg i innfordringsprosessen. Det er viktig at pasienter med betalingsutfordringer kontakter oss så raskt som mulig, slik at vi sammen kan se på mulighetene for utsettelse, avdrag eller andre avtaler.

Hvorfor mottar jeg nye henvendelser når jeg har betalt?

Dersom kravet er betalt etter forfall kan det ha påløpt ytterligere omkostninger. Mottar pasienten henvendelser fra oss om samme krav, gjenstår det mest sannsynlig et restbeløp å betale. Vi anbefaler også pasienten å dobbeltsjekke både kontonummer og KID-nummer:

• Vi har to kontonumre; ett for krav på faktura og inkassovarselstadiet, og et annet for krav som har gått til inkasso.
• Pasienten bør også sjekke at betalingen er gjennomført med riktig KID-nummer. Er det en bindestrek i KID-nummeret, skal denne også være med. Om beløpet er betalt med et annet KID-nummer, ber vi om at kvittering sendes via vårt kontaktskjema. Kvitteringen skal vise at betaling er utført, og inneholde KID-nummer, kontonummeret beløpet er betalt til, dato for innbetalingen, samt betalt beløp.

En tidlig kontakt med oss kan også bidra til å oppklare eventuelle misforståelser.

Hvor finner jeg betalingsinformasjon om mine inkassosaker?

For betalingsinformasjon på inkassosaker kan pasientene enkelt logge seg inn i Convene sin portal. Her får pasienten oversikt over sine ubetalte inkassokrav, mulighet til å betale, samt søke om betalingsutsettelse og sende melding til kundebehandler. Pasienten kan selvsagt også kontakte våre hyggelige kundebehandlere via chat, kontaktskjema eller telefon.

Hvorfor må dere ha fullmakt?

Inkassosaker er personlige og inneholder taushetsbelagt informasjon. I situasjoner der andre kontakter oss på vegne av pasienten trenger vi derfor en fullmakt. Fullmakten kan gis både skriftlig og muntlig, og må bekrefte at det er gitt tillatelse til å hente inn informasjon og/eller inngå avtale på vegne av den som står oppført på kravet. Det enkleste er å ringe inn sammen, slik at personen kravet gjelder kan gi fullmakt over telefonen.

Fullmakten må inneholde følgende punkter:

• Navn og fødselsdato på fullmaktsgiver.
• Navn og fødselsdato på fullmektig.
• Hva den gjelder.
• Hvor lenge den skal være gyldig.

Hvorfor har dere registrert betalingsanmerking på meg?

En betalingsanmerkning er en merknad for en ubetalt inkassosak, utlegg eller lønnstrekk, som registreres 30 dager etter at vi har tatt rettslige skritt. Når saken er oppgjort vil vi slette anmerkningen omgående.

Hva består et inkassokrav av?

Et inkassokrav består av tre deler: Et hovedkrav, renter og inkassoomkostninger. Alle disse tre elementene er med å gjøre kravet dyrere for pasientene om de ikke betaler. Et inkassokrav består av ulike deler:

• Hovedkrav er beløp på opprinnelig faktura (dette inkluderer også eventuelt fakturagebyr).
• Renter av hovedkrav og omkostningsrenter, der begge er beregnet etter forsinkelsesrenteloven.
• Omkostninger i inkassoprosessen påløper i henhold til lovgivning i to omganger:
  • Om vi ikke mottar betaling på inkassovarselet innen forfall, sendes det en betalingsoppfordring. Dette er den første hendelsen i inkassoprosessen.
  • På betalingsoppfordringen påløper det første inkassosalæret. Betales ikke betalingsoppfordringen innen forfall, dobles salæret 43 dager etter utsendelsen.
  • Om kravet fortsatt står ubetalt kan det potensielt bli sendt til rettslig inndrivelse gjennom namsmannen eller forliksrådet. Denne prosessen fører til at kravet belastes med ytterligere kostnader i form av skrivesalær og rettsgebyr.

Som en god betalingspartner ønsker vi at dine pasienter skal betale kravet så tidlig som mulig og på denne måten unngå unødvendige kostnader. Derfor er det viktig for oss i Convene å tilrettelegge for gode løsninger både for klinikken og pasienten. Våre kundebehandlere har høy kompetanse, og er tilgjengelige for dine pasienter via chat, e-post og telefon.