Selv om flesteparten av dine pasienter er flinke betalere, vil det alltid være noen som av ulike grunner ikke gjør opp for de tjenestene de har mottatt. Hva skjer dersom en faktura ikke blir betalt innen fristen?

Havner en faktura fra deg i glemmeboken til en pasient, eller av andre grunner ikke betales, forfaller kravet etter fjorten dager. Det er mange årsaker til hvorfor en faktura forblir ubetalt og til slutt går til inkasso. Selv om reglene inkassoselskaper må forholde seg til er lovfestet og derfor like for alle, må innfordringsløpet tilpasses pasientens økonomiske situasjon.

Alle dine pasienter har like fullt mottatt en tjeneste fra deg som behandler og må betale det de skylder så lenge kravet er rettmessig.

Inkassopågang og eventuelt rettslige tiltak er blant virkemidlene du som behandler har til rådighet for å få betalt for de tjenestene du utfører.

Regjeringen varslet i 2018 om nye inkassoregler: Arbeidsgruppe skal se på inkassoloven

Mange tror inkassoprosesser går helt av seg selv automatisk, men det stemmer ikke. Vi ønsker jevnlig og god dialog med pasienten for å komme frem til løsninger som bidrar til at du som behandler får betalt for tjenestene dine, samtidig som pasienten oppnår en god og fornuftig avtale.

Ubetalte krav og inkassopågang finnes i alle bransjer, men når kravene gjelder helsetjenester er de som skylder penger ofte i en ekstra vanskelig eller sårbar situasjon.

Våre kundebehandlere i CrediCare og Convene har opparbeidet seg erfaring gjennom mange år, og vet hvor skjør denne gruppen kan være. Våre kundebehandlere viser skjønn, omsorg og tar gode etiske avgjørelser i henhold til lover og regler. Vi hjelper dem på veien, slik at du kan konsentrere deg om god pasientbehandling.

LES OGSÅ: Dine pasienter er i trygge hender

Digitalt eller på papir

Faktura sendes neste virkedag etter endt konsultasjon, dersom pasienten forlater legekontoret uten å betale på terminalen. Pasienten kan velge å få fakturaen tilsendt elektronisk eller per post. Det er noe ulik praksis i CrediCare og Convene når det gjelder elektroniske utsendelser av faktura.

For begge selskap gjelder uansett utsending av faktura til pasientens folkeregistrerte adresse, hvis det ikke finnes annen tilgjengelig kontaktinformasjon.

Hos CrediCare vil pasienten få tilsendt digital faktura via Digipost, dersom vedkommende har registrert seg her.

Hos Convene kan pasienten få tilsendt digital faktura via sms eller per e-post, dersom pasienten har registrert sin e-postadresse. SMS-tjenesten til Convene gjelder for pasienter mellom 18-65 år.

Når det gjelder elektronisk utsendelse av inkassovarsel, betalingsoppfordring eller andre purringer i inkassoprosessen, ble det først mulig å gjøre dette etter en endring inkassoloven i 2017. Loven stiller likevel strengere krav til hvilke medium som benyttes, og foreløpig er det kun tjenester som Digipost som kan benyttes.

Ubetalt faktura etter forfall

Selv om CrediCare og Convene er ansvarlige for hele innfordringsprosessen er det vanlig å skille mellom hva som skjer før og etter et krav er oversendt inkasso. Dersom fakturaen fremdeles er ubetalt etter betalingsfristen blir det sendt et inkassovarsel. Dette er et obligatorisk brev som alltid må sendes før kravet kan gå til inkasso. Det følger i tillegg av loven at varselet må ha minimum fjorten dagers betalingsfrist, informasjon om hva kravet gjelder og at det nå er belastet med et purregebyr.

Både fakturaen og inkassovarselet inneholder en oppfordring til pasienten om å kontakte våre kundesentre i CrediCare eller Convene så fort som mulig ved spørsmål eller betalingsutfordringer. På den måten kan våre kundebehandlere hjelpe til med å inngå en avtale om betaling som pasienten er komfortabel med, eller avklare eventuelle misforståelser til selve fakturaen eller kravet.

Inkassopågang

Hvis pasienten hverken har betalt eller tatt kontakt med oss innen utløpet av betalingsfristen på inkassovarselet, blir kravet sendt til inkasso. Pasienten får da tilsendt en betalingsoppfordring og kravet blir belastet med inkassoomkostninger.

Blir heller ikke dette kravet betalt, kontaktes pasienten per telefon og oppfordres til å betale kravet, eller bli enige om en annen løsning som fungerer for begge parter.

Videre inkassopågang vil som nevnt variere ut ifra pasientens situasjon, og hvilke inkassometoder som skal tas i bruk vurderes konkret. Er inkassokravet fremdeles ubetalt etter en viss tid, dobler inkassoomkostningene seg. Både purregebyret og inkassoomkostningene fastsettes årlig av Justis- og beredskapsdepartementet.

Er pasienten uenig i kravet?

Hvis pasienten er uenig i kravet, er det viktig å ta tak i saken raskt for å forsøke å nøste opp i hva som har skjedd. I mellomtiden må innfordringsprosessen stoppes. Det er derfor viktig at dere informerer oss så raskt som mulig dersom pasienten retter seg direkte til dere i slike tilfeller.

Når pasienten kontakter oss og er uenig, vil våre kundebehandlere gjøre det de kan for å avklare innsigelsen på bakgrunn av den informasjonen vi har i vårt system. Vi kan likevel ikke svare på spørsmål om fakturagrunnlaget ettersom pasientens journal er underlagt taushetsplikt. Vi er derfor avhengig av deres hjelp i disse tilfellene, for å kunne avgjøre om kravet er rettmessig.

LES OGSÅ: Vanlige grunner til at pasienten er uenig i betalingskravet fra legen

Både behandler og inkassoselskapet er ansvarlige for å avklare eventuelle uenigheter før kravet kan gå til inkasso.

Finner du ut at det er gjort en feil som enten er oppdaget av dere eller pasient, kan du når som helst trekke kravet før saken går til inkasso, uten å oppgi grunn. Ønsker du derimot å trekke en sak som har gått rettslig, risikerer du å måtte betale for de rettslige omkostningene selv.

Etter at de nye vilkårene trådde i kraft, skiller vi i større grad på hvordan man trekker et krav. Trekker du kravet grunnet en feil, skal du kreditere kravet. Trekker du kravet av etiske grunner, skal du ettergi kravet. Blir ikke du og pasienten enige om kravet, må saken behandles i forliksrådet. Vi bistår deg i prosessen, men i mange tilfeller vil du eller en ansatt på klinikken ha personlig møteplikt når forliksrådsmøtet berammes.

God inkassoskikk

Hele innfordringsprosessen er underlagt et krav om at det må skje i henhold til god inkassoskikk. Kravet til god inkassoskikk gjelder både ovenfor den som skylder penger og den som er oppdragsgiver. Uttrykket god inkassoskikk ligger nært opp til betydningen av de yrkesetiske reglene på andre områder, for eksempel «god legeskikk». Hva som ligger i begrepet vil forandre seg over tid, men bygger på loven og de etiske prinsippene som finnes for bransjen.

God inkassoskikk tilsier at man kan kreve inn krav fra de som har betalingsevne men ikke betalingsvilje, altså de som har råd til å betale for tjenestene du har utført for dem. I tråd med god inkassoskikk bruker vi ikke metoder som «utsetter noen for urimelig påtrykk, skade eller ulempe», som det heter i inkassoloven § 8, annet ledd. Det vil for eksempel være i strid med god inkassoskikk å sende en sak rettslig dersom vi vet at pasienten ikke har betalingsevne.

Ber om statlig bistand

Til nå i innfordringsprosessen har pasienten fått faktura, inkassovarsel, betalingsoppfordring med lett salær og nytt varsel med tungt salær.

Det vil alltid foretas en skjønnsmessig og samlet vurdering av betalingsevnen til pasienten før en sak sendes rettslig. Dette er så vi er sikre på at vedkommende faktisk har betalingsevne og sannsynligheten for løsning og oppgjør til deg som behandler er god.
Har pasienten betalingsevne men ikke betalingsvilje, det ubetalte kravet er rettmessig, og vedkommende vil fremdeles ikke betale krav og omkostninger, kan vi be om bistand fra namsmannen.

Videre vurderer namsmannen om det er aktuelt å drive inn kravet ved hjelp av lønnstrekk eller pant i formuesgode. Namsmannen kan også komme frem til at det nå ikke er mulig for pasienten å gjøre opp for seg. I så fall overvåker vi saken og følger opp pasienten på en hensiktsmessig måte, for å sikre deg en god løsning.

Vi hjelper deg og dine pasienter

Mange bekker små gjør en stor å, sies det fra gammelt av. Få ubetalte fakturaer kan til slutt hope seg opp uten at du har tid til å håndtere dem.

Dette er et krevende arbeide å gjøre i tillegg til den jobben du egentlig skal utføre. Forhåpentligvis har du nå mer kunnskap om hva som skjer i en innfordringsprosess, slik at du vet hva du kan forvente av oss i Convene og CrediCare når pasientene dine ikke betaler.