Det er ikke uvanlig at pasienten er klar til å betale for konsultasjonen før alle opplysninger og takster har kommet med på regningskortet. Dette høres kanskje ikke ut som en stor sak, men uferdige regningskort kan faktisk føre til både kundestøy og inntektstap. 

Hvem kommer først til betalingsterminalen – det ferdigstilte regningskortet eller pasienten? Noen ganger vinner pasienten, som da enten får beskjed om å vente mens regningskortet gjøres klart, eller blir presentert for en uferdig regning. Begge deler påvirker pasientopplevelsen negativt. Pasienten kan bli utålmodig og be om faktura for å slippe å vente på å få betale. Det vil være uheldig dersom pasienten tror han/hun har betalt for tjenesten, men blir etterfakturert fordi regningskortet/ene ikke var helt ferdige. 

LES OGSÅ: Gjør ventetiden triveligere for pasientene dine 

Flere regningskort for pasienten samme dag
I mange tilfeller er det flere behandlere som skal føre takster og ordrelinjer på regningskortet til pasienten før dette kan legges ut på terminalen til betaling. Dette gjelder for eksempel blodprøver, røntgen og poliklinisk konsultasjon.

Ekstra utfordrende blir det når en klinikk genererer regningskort i ulike systemer. Et eksempel kan være egne systemer for røntgen eller laboratorier. Eller når klinikken har en, to- eller flerdelt økonomi der ulike behandlere, røntgen, lab med flere, legger ut hvert sitt regningskort for pasienten. Slike utfordringer er mulig å løse gjennom automatisering, men det stilles noen krav til utvikling.

Vi ser også at regningskort ofte blir godkjent og forelagt pasienten, men så oppdages det i ettertid at noe materiell eller en takst var uteglemt. Utfordringen dukker opp når det lages en regning som inkluderer de glemte utgiftene, og pasienten i mellomtiden har betalt det første regningskortet. Pasienten, som kanskje trodde at konsultasjonen var betalt i sin helhet, vil da kunne reagere med frustrasjon når en faktura dumper ned i postkassa eller motas digitalt.  

Nedenfor viser vi til et eksempel på en pasient som har besøkt en legevakt før han/hun ble henvist videre: 
En pasient var på legevakten i forbindelse med en infeksjon. Vedkommende betalte for konsultasjonen på betalingsterminalen før han/hun ble sendt videre til en spesialist på sykehuset. I ettertid mottok pasienten en faktura fra legevakten. Pasienten stusset på innholdet som stod oppført på kvitteringen, da utgiftene i forbindelse med laboratorieprøvene ikke var inkludert.

Her ser vi at laboratoriet antageligvis ikke hadde ferdigstilt sitt regningskort, eller behandleren hadde godkjent regningskortet uten å ta med alt fra laboratoriet. Uansett var den uferdige regningen lagt ut på betalingsterminalen - og pasienten betalte.

LES OGSÅ: 5 tidstyver du enkelt kan eliminere på klinikken din


Rutiner er det viktigste tiltaket
Etterfakturering medfører ekstra kostnader og øker risikoen for misfornøyde pasienter. Den viktigste faktoren for å unngå utfordringer med uferdige regningskort, er å få på plass tydelige rutiner for klargjøring av regninger og deretter passe på at personalet følger dem. Dette er spesielt viktig dersom det er flere som skal legge inn takster og ordrelinjer på regningen.

Dersom du har gjort en feil, glemt en takst/priskode eller skal opprette en faktura uten gebyr, kan du enkelt gjøre dette i vår økonomimodul.

Gode rutiner kan bidra til at alle takster og ordrelinjer kommer med på regningskortet før det ferdigstilles og legges klart til betaling. I tilfeller hvor ikke regningskortet ikke blir klart i tide, anbefaler vi at pasienten får melding om dette, eventuelt med mulighet for å velge faktura. Det er en bedre løsning enn om pasienten kun får presentert deler av regningen.