Høyt arbeidspress, trykk på skranken og administrative oppgaver som skal gjøres løpende (bokstavelig talt)! Arbeidsdagen til helse- og legesekretærer er travel og krevende. Når alle oppgaver er viktige, hvordan kan dere da frigjøre tid til det aller viktigste - nemlig pasientene?

Helse- og legesekretærer spiller en sentral rolle i å skape en effektiv hverdag på legesenter, sykehus og andre helsevirksomheter. I en hektisk jobb som byr på mange uforutsette situasjoner, kan det være en utfordring å ha tid nok til alt og alle. Når alle gjøremålene tar opp så mye tid at det begynner å gå på bekostning av pasientopplevelsen, er det på tide å se om noen av legesekretærens oppgaver kan løses på annen måte.

LES OGSÅ: Hvordan gjøre besøket i venteværelset til en bedre opplevelse?

Hvilke oppgaver kan legesekretæren gi fra seg?

Helse- og legesekretærer utfører mange viktige funksjoner. Å vurdere pasienters behov for medisinsk hjelp, utføre laboratoriearbeid, samt å assistere lege ved undersøkelser og behandling, er nok de aller viktigste oppgavene til en helse- eller legesekretær.

Andre typiske arbeidsoppgaver er av administrativ art, for eksempel betjene telefon og skranke, sette opp timeavtaler, gjøre klar resepter, håndtere post.

Flere av de administrative oppgavene til lege- og helsesekretæren er knyttet til mottak og utsjekk av pasienter: Registrere ankomst, varsle lege og motta betaling etter gjennomført konsultasjon. Mange legesekretærer har ansvaret for kasseoppgjør og bokføring av pasientregnskapet, og noen tar seg også av fakturering, purring og inkasso. Dette er i utgangspunktet "upersonlige" arbeidsoppgaver som kan automatiseres helt eller delvis, eller settes bort til ekstern partner, slik at legesekretæren får avlastning og mer tid til andre gjøremål.

Her ser vi nærmere på noen alternative måter å løse disse funksjonene.

Automater for innsjekk og betaling

Automater for innsjekk, utsjekk og betaling blir stadig mer vanlige ved legesenter, sykehus og andre helseforetak. Slike automater bidrar til at pasientene slipper å stå i kø. Mange pasienter foretrekker faktisk å utføre slike oppgaver på automat, fremfor å henvende seg i en skranke eller til en person.

Automater som benyttes til innsjekk kan kobles mot EPJ-systemet, slik at pasientens ankomst registreres der. Det er også mulig å gi relevant informasjon fra EPJ-systemet tilbake til pasienten som har meldt sin ankomst.

Sett ut fakturering, purring og inkasso

En fakturaløsning som er integrert i senterets EPJ–system vil kunne automatisere hele prosessen rundt fakturering, slik at dere ikke trenger å ha kompetanse på området, eller bruke senterets ressurser til dette arbeidet.

En god fakturaløsning sikrer at alle ubetalte regningskort ved slutten av dagen blir overført elektronisk til leverandør, som sender faktura til pasienten og følger med på innbetaling. Etter hvert som betalingene kommer inn, oppdateres pasientregnskapet løpende. En slik fakturaløsning bør også innbefatte betalingsoppfølging, purring og inkasso, da dette er oppgaver som er tidkrevende å følge opp.

Automatisk fordeling av betalte egenandeler til legene

Ved mange legesenter er legene selvstendige næringsdrivende. Innbetalinger skjer i kasse eller på automat, og disse skal fordeles mellom senteret og legene etter en nøkkel. Ofte skal egenandelene ved konsultasjonen til legen. Det er mulig å velge tilleggsfunksjoner til betalingsautomatene og fakturaløsningene som sørger for at slik fordeling av betalte egenandeler skjer automatisk.

Mer tid til pasienten

Automatisering og outsourcing av oppgaver knyttet til betaling og pasientservice i helsebedrifter har flere fordeler. For det første får pasienten mer fleksibilitet, slipper kø og får en god, profesjonell oppfølging. Like viktig er det at helsepersonellet får en mindre stressende hverdag og mer tid til pasientene.

Dette kan kanskje virke banalt og enkelt, men med så mange uforutsette hendelser som oppstår i mottaket til en helsevirksomhet, kan det være en trygghet at i hvert fall noen oppgaver "gjør seg selv".