Du kjenner deg sikkert igjen: Timene før lunsj bare «forsvinner», og alt det du hadde planlagt å få unna, har du ikke engang begynt på? Arbeidsdagen til helsesekretærer er travel og krevende med mange uforutsette ting som plutselig dukker opp. Kanskje kan du kvitte deg med noen av tidstyvene?
«Kan du bare se på det her et øyeblikk?». Spørsmålet kommer gjerne samtidig som du finner ut at printeren ikke fungerer, datamaskinen må startes på nytt, kaffemaskinen må renses, noen vil melde at de har ankommet kontoret, du skal bestille en taxi eller vise noen til laboratoriet.
Tidstyver av den administrative sorten lurer over alt i en helsesekretærs hverdag, og stjeler tid som egentlig er øremerket pasient- og helserelaterte oppgaver. Det er umulig å unngå dem fullstendig, men kanskje kan du enkelt kvitte deg med noen?
LES OGSÅ: Slik kan legesekretæren få frigjort tid
Helsesekretærer spiller en sentral rolle i å skape en effektiv hverdag på legesenter, sykehus og andre helsevirksomheter. Utfordringen er å ha tid nok til alt og alle. Nedenfor finner du tips til noen enkle tiltak som bidrar til at tid og ressurser kan flyttes fra administrasjon til oppgaver som krever helsefaglig kompetanse.
1. Håndtering av betaling
Kø ved skranke, håndtering av kontanter, spørsmål om faktura og frikort. Betaling kan stjele mye tid på legekontoret og en god selvbetjent betalingsterminal med mulighet for mobilbetaling kan være løsningen. Betalingsterminaler som er utviklet spesielt for bruk i helsevirksomheter kan gi brukerne ulike typer veiledning og informasjon i tillegg til å håndtere selve betalingen. Dersom pasienten glemmer å betale, eller ønsker å betale på et annet tidspunkt kan mobilbetaling med ConvenePay være svaret. Når flertallet av pasientene betaler for seg via selvbetjening, får du bedre tid til å ta deg av de som trenger litt ekstra hjelp og forklaring.
LES OGSÅ: Har den selvbetjente betalingsterminalen din disse 11 smarte funksjonene?
2. Avtaleadministrasjon
Med avtaleadministrasjon sparer du tid og automatisere fordelingen av takster. Det betyr at du slipper å fakturere behandleren i etterkant for interne avregninger, da avregningen og fordelingen skjer på betalingstidspunktet. Tjenesten gjør at klinikken enkelt kan skille ut innbetalingen for enkelte takster (eksempelvis forbruk og materiell), og fordele innbetalingen mellom behandler og klinikk/kommune.
LES OGSÅ: Slik frigjør du mer administrativ tid
Er du nysgjerrig på avtaleadministrasjon? Dette er en kostnadsfri tjeneste fra Convene og du kan enkelt kontakte oss på support@convene.no for å sette opp tjenesten, eller dersom du ønsker mer informasjon.
Legg til rette for at pasientene kan melde sin ankomst via betalingsterminalen. På mange terminaler er dette bare en enkel tilleggsfunksjon. Da vil behandlere på klinikken automatisk få varsel om at neste pasient har ankommet, og du blir ikke avbrutt i den oppgaven du holder på med når pasienten kommer inn på kontoret.
4. Drop-in og kølappsystem
Dersom din klinikk tilbyr drop-in timer eller har en køordning til laboratoriet, kan drop-in og kølappsystemet via den selvbetjente betalingsterminalen bidra til en oversiktlig og smidig ordning for både pasientene og klinikken. Køene kan kobles til en skjerm plassert i venterommet slik at pasientene har oversikt og personalet kan enkelt administrere de ulike ønskede køene.
5. Ofte stilte spørsmål på klinikken
Hvilke spørsmål og henvendelser får dere ofte på klinikken? Kan noen av dem besvares via plakater eller skjermer i ventesone? Bruk venterommet til å formidle nyttig informasjon til pasientene, for eksempel reglene for frikort, betaling, avbestilling av legetime. Pasienten får svar på viktige spørsmål når de likevel sitter og venter, og du trenger ikke bruke så mye tid på å svare på henvendelser i skranken.
Tips: Vi har utarbeidet en praktisk guide for helsepersonell som oppsummerer vanlige spørsmål og svar rundt regler for betaling hos legen. Last den ned gratis her.
LES OGSÅ: Hvordan gjøre besøket på venteværelset til en bedre opplevelse?
Når summen av små og store gjøremål går på bekostning av det aller viktigste - pasientene - er det på høy tid å angripe tidstyvene. Med så mange uforutsette hendelser som oppstår i mottaket til en helsevirksomhet, kan det være en hjelp og en trygghet at i hvert fall noen oppgaver "gjør seg selv" til en viss grad.
Av: Emre Celep
Som Customer Success Manager i Convene, er Emre ansvarlig for oppfølging og rådgivning av våre kunder. Han har jobbet i Convene siden 2018, og er opptatt av å bygge tillit og skape gode kunderelasjoner.