Noen ganger gjør man feil, og da er det viktig at du som behandler vet når du skal kreditere en faktura, og når du må ettergi eller tapsføre kravet.

Ditt yrke krever ikke bare fokus på det arbeidet du har utdannet deg til, det krever også at du har en viss forståelse for regnskap og tall. Det er kanskje ikke det du har mest lyst å gjøre, men som selvstendig næringsdrivende er dette også en viktig del av arbeidshverdagen din, selv om det ikke er her dine aller viktigste oppgaver i hverdagen ligger.

Hvordan, når og hvorfor skal en faktura krediteres og ikke tapsføres eller ettergis? De tre begrepene kreditering, tapsføring og ettergivning ligner hverandre, men brukes ulikt. I denne artikkelen, utdypes kreditering. Vi skal også fortelle om tapsføring og ettergivning ved en senere anledning.

Ditt ansvar

I din bedrift er det du som er sjef. Leverandører av produkter og tjenester gjør som du ønsker i henhold til lover og regler.

Leverandører av betalings- og fakturaløsninger er verktøy du kan bruke for å føre og gjøre opp regnskap for dine tjenester, og det er ditt ansvar å se til at verktøyene brukes riktig. Allier deg gjerne med regnskapsføreren eller revisoren din. Så, hvordan skal man kreditere?

Rett opp feil

I en hektisk hverdag er det fort gjort å gjøre feil, også i oppgjøret. En konsultasjonstime føres én gang for mye, eller kanskje det blir lagt til utstyr som ikke skulle med i oppgjøret, for eksempel. For at oppgjøret skal bli riktig og samsvare med tjenesten du og pasienten er enige om, må du kreditere kravet. Det vil si at du oppretter en kreditnota som «nuller» ut den opprinnelige fakturaen i regnskapet ditt, slik at du kan sende ny faktura med korrekt beløp til pasienten. Det er ikke nødvendig å sende kreditnota til pasient, da disse som oftest er privatpersoner og ikke fører regnskap.

I andre tilfeller kan det også være at selve fakturaen er feil, at pasienten ikke skal betale noe. Da krediterer du hele kravet, men sender ikke ut ny faktura til pasient – siden de ikke skal betale noe.

Kreditering gjøres når en faktura er feil. Dersom faktura er korrekt, men dere ønsker å frafalle kravet – skal man tapsføre eller ettergi.

LES OGSÅ: Vanlige grunner til at pasienten er uenig i betalingskrav fra lege

Hvordan kreditere?

I ditt journalsystem vil det alltid være en mulighet for å kreditere. Oppdager du en feil før oppgjøret går til inkasso, kan du kreditere i journalsystemet til klinikken din. Her kan du også sende ny og korrekt faktura til pasient. Du trenger ikke oppgi hvorfor du krediterer, men det kan være greit å gjøre for ditt eget regnskap.

LES OGSÅ: Betaler ikke pasienten? Slik er innfordringsprosessen 

Kreditering, tapsføring og ettergivning

Som nevnt tidligere ligner kreditering, tapsføring og ettergivning mye på hverandre. Kreditering brukes altså når du skal rette opp en feil på selve fakturaen. Er du i tvil om når du skal bruke hva, spør regnskapsføreren eller revisoren din. De har god kontroll på hvor du skal føre hva.