Noen regninger fra deg til dine pasienter kan forbli ubetalte i løpet av et år. Du gjør derfor lurt i å vurdere om pasienter med utestående krav kommer til å gjøre opp for seg eller ikke, slik at regnskapet ditt blir riktig. Da kan du enten ettergi eller tapsføre kravet. Men når skal du gjøre hva i regnskapet ditt?
Årsaken til hvorfor en betaling fra pasient lar vente på seg, kan være mange. Hver sak er unik, rett og slett fordi det handler om mennesker. Å gjøre seg opp en mening om regningen fra deg betales eller ikke, er derfor svært vanskelig.
De finnes tre begreper som knyttes opp til hvordan man fører et krav som ikke passer inn i inntektspostene i regnskapet ditt. Kreditering, tapsføring og ettergiving ligner hverandre, men brukes ulikt. Her kan du lese et tidligere innlegg om når man skal kreditere saker. I dette blogginnlegget tar vi for oss tapsføring og ettergiving. Dette er Convene sine anbefalinger, og vi gjør oppmerksom på at andre betalingsleverandører kan ha ulik praksis.
En ubetalt regning som anses som tapt, kan enten ettergis eller tapsføres i regnskapet ditt.
Tapsføring brukes når et krav fremdeles er ubetalt etter lang tid, der du vurderer det som sannsynlig at pasient vil gjøre opp for seg etter hvert. Ønsker du derimot å frafalle kravet og føre dette som tapt i regnskapet, skal kravet ettergis. Pasienter som anses å ikke ha betalingsevne, bør få ettergitt sine ubetalte regninger. Dette betyr at beløpet de skylder deg slettes.
Hvordan du ønsker å føre tapet i regnskapet ditt må også kommuniseres til din betalingsoppfølger, slik at de enten kan stoppe inndrivingen eller føre den videre. Forskjellen her er at ubetalte regninger som meldes tapsført, fortsatt blir inndrevet av betalingsoppfølger, mens ubetalte regninger som meldes ettergitt avsluttes hos betalingsoppfølger.
Husk, det er du som bestemmer hvordan saker skal håndteres i din bedrift. Leverandører av produkter og tjenester som du bruker, imøtekommer dine behov så godt det lar seg gjøre i henhold til lover og regler.
Leverandører av betalings- og fakturaløsninger sitter på en del verktøy du kan bruke for å føre og gjøre opp regnskap for dine tjenester, men det er ditt ansvar å se til at verktøyene brukes riktig. Allier deg gjerne med regnskapsføreren eller revisoren din for å være sikker på at føringene blir korrekte.
Les mer: Regnskap i en travel hverdag
Når kan et krav tapsføres eller ettergis?
Selv om du med stor sikkerhet tror at et ubetalt krav ikke vil bli gjort opp ved forfall eller etter flere påminnelser, kan du ikke tapsføre eller ettergi kravet med en gang.
Det må gå minimum seks måneder etter forfallsdato, og tre purringer må være sendt for at kravet kan føres som tapt eller ettergitt i regnskapet ditt. Det er mest vanlig å gjøre opp status på ubetalte krav ved regnskapsårets slutt. Vær obs på pasienter med flere utestående krav og om alderen på disse kravene eldes.
Husk, etter tre år foreldes gamle krav, og forhåpentligvis har du ryddet opp lenge før den tid.
Les også: Betaler ikke pasienten? Slik er innfordringsprosessen
Noen ganger virker det kanskje enklest å kreditere krav istedenfor å tapsføre eller ettergi dem i regnskapet. Det er ikke lurt. Krediterer du et krav, sletter du det i praksis fra regnskapet. Dette betyr at den tjenesten du har levert, men ikke har fått betalt for – ikke eksisterer lenger. Konsekvensen er at tjenesten du har levert ikke anerkjennes i regnskapet. Noe som igjen kan gi deg, klinikken din og skatteetaten et feil bilde av arbeidsåret ditt.
Forholder du deg til faste tapsføringstidspunkt i løpet av et regnskapsår, blir det lettere å holde oversikten i regnskapet. Ubetalte krav kan selvfølgelig stå uten at noe gjøres, men faren er at du lurer deg selv til å tro at du har mer inntekt på bok enn du faktisk har. Denne falske inntekten regnes nemlig med i næringsoppgaven og skattemeldingen din. Et tapsført krav fremstår som en kostnad i regnskapet, slik at du ikke betaler inn skatt for noe du ikke har tjent inn ennå.
Fører du kravet som tapt blir balansen og selve regnskapsbildet rett, slik at du vet nøyaktig hvilke tall du kan forholde deg til når du skal sende inn skattemeldingen din eller planlegge driften din for neste år. Penger som kommer inn etter at du har tapsført krav i regnskapet ditt, blir en positiv inntekt for bedriften din.
