Du kjenner deg sikkert igjen: Timene før lunsj bare «forsvinner», og alt det du hadde planlagt å få unna, har du ikke engang begynt på? Arbeidsdagen til helse- og legesekretærer er travel og krevende med mange uforutsette ting som plutselig dukker opp. Kanskje kan du kvitte deg med noen av tidstyvene?

«Kan du bare se på det her et øyeblikk?». Spørsmålet kommer gjerne samtidig som du finner ut at printeren ikke fungerer, datamaskinen må startes på nytt, kaffemaskinen må renses, noen vil melde at de har ankommet kontoret, du skal bestille en taxi, vise noen til laboratoriet eller ta imot betaling for legetime...

Tidstyver av den administrative sorten lurer over alt i en helsesekretærs hverdag, og stjeler ressurser som egentlig er øremerket pasient- og helserelaterte oppgaver. Det er umulig å unngå dem fullstendig, men kanskje kan du enkelt kvitte deg med noen?

LES OGSÅ: Slik kan legesekretæren få frigjort tid

Identifiser de "upersonlige" oppgavene

Start med å tenke over hvilke administrasjonsoppgaver som faktisk ikke krever personlig kontakt eller manuell håndtering. Her er noen kontrollspørsmål som kan være til hjelp:

• Er det noen oppgaver du gjør nærmest på "autopilot", det vil si typiske rutineoppgaver som du utfører stort sett på samme måte hver gang?
• Kan noen repeterende gjøremål gjøres én til mange, i stedet for én til én?
• Er det noen spørsmål du får ofte, og som du besvarer mer eller mindre med standard svar?
• Kunne pasientene i teorien løst oppgaven selv? Mange pasienter ønsker selvbetjeningsløsninger.

3 tidstyver som enkelt kan elimineres

Helse- og legesekretærer spiller en sentral rolle i å skape en effektiv hverdag på legesenter, sykehus og andre helsevirksomheter. Utfordringen er å ha tid nok til alt og alle. Her tipser vi om noen enkle tiltak som bidrar til at tid og ressurser kan flyttes fra administrasjon til oppgaver som krever helsefaglig kompetanse.

1. Håndtering av betaling

Kø ved skranke, håndtering av kontanter, spørsmål om faktura og frikort... Betaling kan stjele mye tid på legekontoret! En god betalingsautomat kan være løsningen. Betalingsautomater som er utviklet spesielt for bruk i helsevirksomheter kan gi brukerne ulike typer veiledning og informasjon i tillegg til å håndtere selve betalingen. Når flertallet av pasientene betaler for seg via selvbetjening, får du bedre tid til å ta deg av de som trenger litt ekstra hjelp og forklaring.

2. Ankomstregistrering i skranke

Legg til rette for at pasientene kan melde sin ankomst via betalingsautomaten! På mange automater er dette bare en enkel tilleggsfunksjon. Da vil legen automatisk få varsel om at neste pasient har ankommet, og du blir ikke avbrutt i den oppgaven du holder på med når pasienten kommer inn på kontoret.

3. Ofte stilte spørsmål på legekontoret

Hvilke spørsmål får dere ofte? Kan noen av dem besvares via plakater eller skjermer i ventesone? Bruk venterommet til å formidle nyttig informasjon til pasientene, for eksempel reglene for frikort, betaling, avbestilling av legetime med mer. Pasienten får svar på viktige spørsmål når de likevel sitter og venter, og du trenger ikke bruke så mye tid på å svare på henvendelser i skranken.

Stressede ansatte påvirker pasientopplevelsen

Høyt arbeidspress - uansett arbeidsplass - kan føre til stress. I helsevirksomheter, hvor mange av brukerne er ekstra sårbare, kan stress hos personellet fort påvirke pasientopplevelsen negativt.

LES OGSÅ: Hvordan gjøre besøket på venteværelset til en bedre opplevelse?

Når summen av små og store gjøremål går på bekostning av det aller viktigste - pasientene - er det på høy tid å angripe tidstyvene. Med så mange uforutsette hendelser som oppstår i mottaket til en helsevirksomhet, kan det være en hjelp og en trygghet at i hvert fall noen oppgaver "gjør seg selv" til en viss grad.